Als je eenmaal bent ingeschreven bij de KvK en ook echt aan de slag gaat, dan komt er een tijd dat je ook facturen moet gaan schrijven. Hoe doe je dat eigenlijk, hoe maak je een eigen factuur? Speciaal voor jou heb ik een overzicht gemaakt waar je je eigen factuur kunt maken, maar ook wat er op moet staan.
Je eigen factuur maken via Word
Zelf een factuur ontwikkelen hoeft niet zo moeilijk te zijn, je hebt verschillende programma’s waar je aan de slag kan met of een format of een sjabloon van de factuur. Je kan via Word een sjabloon zoeken onder de naam factuur zie je een aantal voorbeelden. Welke het meest aansluit bij jouw wensen kan je selecteren om er mee aan de slag te gaan. Je kan dan de kleuren helemaal aanpassen naar jouw smaak en jouw gegevens invullen.
Welke gegevens moeten op de factuur worden vermeld
Het is raadzaam om èèn soort factuur te maken en die elke keer aan te passen voor de klant. Op deze manier heb je ook qua factuur dezelfde stijl en weten je klanten al direct dat de factuur van jouw afkomstig is. Het is daarom belangrijk dat ook de factuur passend is bij jou en je bedrijf, omdat het ook echt een visitekaartje is. Zorg dat je factuur duidelijk en overzichtelijk blijft voor de klant om misverstanden te voorkomen. Het beste is om ook je logo op je factuur te zetten samen met nog wat gegevens die verplicht moeten worden vermeld. Deze punten moeten ook zeker terug te vinden zijn op je factuur:
- De factuurdatum en factuurnummer (een factuurnummer kan maar een keer voorkomen en je facturen moeten doorlopend genummerd zijn)
- Jouw eigen bedrijfsnaam en adres
- Bedrijfsnaam en adres van je klant
- De datum van de geleverde dienst of product
- Je KvK-nummer
- Je BTW-identificatienummer
- Omschrijving van wat er geleverd is
- De gevraagde bedragen exclusief BTW
- Het BTW tarief en bedrag (voor de omzetbelasting)
- Het totaal bedrag inclusief BTW
- Bankgegevens van jouw bedrijf en de betalingstermijn
- Indien je gebruik maakt van een vooruitbetaling moet die datum ook worden vermeld op de factuur
Je eigen factuur maken via Canva
Canva kan je gebruiken zowel als app op je smartphone of via de laptop, het is een online programma die je kan gebruiken om gratis allerlei professionele ontwerpen te maken. Wat Canva precies inhoudt en wat je er allemaal mee kunt zal ik op een ander moment toelichten. Ik ga er nu even van uit dat je gebruik maakt van de gratis versie van Canva, in de zoekbalk kan je het woord “factuur” intypen. Je krijgt dan net zoals in Word allerlei sjablonen van een factuur te zien van verschillende stijlen. Niet alle sjablonen vallen onder de gratis versie, dus let daar extra op! Als je een sjabloon gekozen hebt kan je die gaan aanpassen geheel naar wens. Je kan de kleuren aanpassen, je logo toevoegen, de gevraagde gegevens bijvoegen en tot slot de stijl kiezen.
Wanneer verstuur je je factuur naar de klant
Over het algemeen kan je zelf met de klant afspreken over wanneer de factuur wordt verstuurd. Sommige bedrijven hebben dit liever wekelijks en andere juist maandelijks. Hoe sneller je de factuur stuurt na afronding van het project hoe minder fouten er worden gemaakt. Dit komt doordat de opdracht nog vers in jouw geheugen en die van de klant zit. Echter is er wel een uitreikingsdatum waar je je aan dient te houden, deze is bepaald door de Belastingsdienst. De uitreikingsdatum betekend dat de factuur in ieder geval voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je je diensten hebt geleverd.
Betalingstermijn
Er zijn verschillend momenten wanneer een klant kan betalen, dit kan bij afronding direct, vooraf of aan de hand van een betalingstermijn. Spreek altijd van te voren af wat de betalingstermijn is voor de klant. Persoonlijk heb ik gekozen voor 7 dagen, maar dit kan ook binnen 10 of 14 dagen zijn. Let wel op dat je betalingstermijn aansluit bij de manier van betalen. Kies je voor een wekelijkse betaling, dan zou ik gaan van een betalingstermijn van maximaal 7 dagen. Op deze manier ontvang jij de eerste betaling al voor het afronden van de opdracht van week 2. Ga je toch liever voor een maandelijkse variant kies dan voor een betalingstermijn van maximaal 14 dagen.
Bewaartermijn van je facturen
Gelukkig mag je in deze tijd alles digitaal bewaren, niet alleen je facturen, maar ook je bonnetjes dien je te bewaren. Als de Belastingdienst je boekhouding opvraagt moet je dat kunnen aanleveren, de bewaartermijn is 7 jaar. Je dient ten alle tijde een kopie te bewaren van je verzonden facturen.
Heb jij een factuur format met alle juiste gegevens erop?
Volg Daantjeslife op social media via Instagram, Facebook, Pinterest, Twitter of Bloglovin’ en blijf altijd up to date.
Veel liefs,
Daantje ☆
